Da tutte le parti si sente parlare dei numerosi vantaggi di un ufficio senza carta. Tuttavia, può essere molto più difficile da attuare di quanto si possa pensare, perché i periodi di conservazione legale o i regolamenti di lunga data dell'ufficio possono rapidamente mettere i bastoni tra le ruote e garantire che non sia possibile diventare completamente privi di carta o che si debba cambiare radicalmente la struttura dell'ufficio.
Dobbiamo ancora impegnarci per avere un ufficio con meno carta? E cosa si può fare per ottenere i vantaggi del lavoro senza carta?
Prima di tutto, dovremmo chiederci se un ufficio completamente privo di carta abbia senso. In alcuni casi, contratti e documenti importanti devono essere scritti, altrimenti non sono legalmente validi. Riteniamo quindi che per parlare di ufficio senza carta sia sufficiente che un ufficio riduca il più possibile il consumo di carta senza scivolare nell'illegalità.
Tuttavia, l'attuale consumo di carta va oltre l'immaginazione di tutti noi. Officebroker ha condotto una ricerca in merito e ha scoperto che un impiegato medio utilizza 833 fogli di carta al mese, o circa 10.000 fogli di carta all'anno. Estrapolata a tutti gli impiegati in Germania, è una cifra non indifferente. Secondo l'IW di Colonia, 14,8 milioni di persone lavorano in ufficio, quindi ogni anno negli uffici della sola Germania vengono utilizzati 148.000.000.000 di fogli di carta.
Questo costa molto non solo per l'ambiente, dove per un foglio DIN A4 vengono utilizzati circa 10 litri d'acqua, ma anche per le aziende, non solo per la carta in sé, ma anche per lo stoccaggio, che ad esempio fa aumentare l'affitto a causa del maggiore spazio richiesto. Ciò solleva immediatamente la questione di quante di queste stampe siano effettivamente inutili.
I vantaggi di un ufficio senza carta
Meno spazio e meno spese
Se non si immagazzina così tanto, si ha anche bisogno di meno spazio in ufficio e si può, ad esempio, affittare il seminterrato altrove o trasferirsi in un ufficio più piccolo, riducendo così i costi. Al contrario, questo aumenta anche i profitti, perché i costi fissi di affitto e carta possono essere ridotti. Gli uffici moderni dispongono comunque di dispositivi finali digitali, quindi non sono necessarie grandi spese. Allo stesso tempo, però, il budget guadagnato può essere investito in spese più importanti, come il Tappetino Antifatica per le scrivanie regolabili in altezza.
Più produttività
Non si ottiene una maggiore motivazione solo perché non si usa più la carta. Tuttavia, si diventa più efficienti, ad esempio non dovendo perdere tanto tempo a cercare i documenti. Si sa che i documenti importanti, come quelli relativi a prestiti o affitti, devono essere cartacei. Il resto può essere facilmente trovato nel cloud utilizzando la funzione di ricerca.
Allo stesso tempo, anche la collaborazione con i colleghi è molto più semplice, anche se il collega è fuori sede al momento. Quando la scadenza di un progetto si avvicina, potete semplicemente accedere al vostro documento nel cloud e portare a termine il progetto. Ciò è positivo per l'equilibrio tra lavoro e vita privata, ma riduce anche il livello di stress sul lavoro, in quanto si passa meno tempo a cercare i documenti e quindi si ha più tempo per altre attività.
Approccio consapevole all'ambiente
La carta è una risorsa rinnovabile, ma difficilmente si possono piantare nuovi alberi con la stessa velocità con cui vengono abbattuti al momento. Naturalmente non è tutto dovuto al consumo di carta, ma si tratta comunque di una percentuale significativa che è relativamente facile da modificare. Inoltre, dopo la produzione della carta, l'acqua deve essere purificata e trattata con un processo oneroso e ad alta intensità energetica, altrimenti l'acqua non potrebbe essere reimmessa nell'ambiente.
Suggerimenti per un ufficio senza carta
Supponendo che le statistiche di cui sopra mostrino che gli 833 fogli di carta sono stati stampati tutti su un solo lato, è già possibile ridurre la quantità di carta a 417,5 fogli stampando solo su entrambi i lati. Per i dipendenti si tratta di un piccolo sforzo aggiuntivo, perché è sufficiente fare clic su un pulsante in più.
Inoltre, vale la pena di non stampare sempre l'intero documento, ma di utilizzare solo le parti più importanti in caso di dubbio, che potrebbero anche avere rilevanza legale. Se in azienda ci sono nuove regole, ma tutti i dipendenti conoscevano già le vecchie regole, allora, ad esempio, è necessario stampare solo le nuove regole.
Inoltre, è necessario verificare se il documento è legalmente valido anche con la firma digitale. In questo modo non solo si riduce il consumo di carta, ma si facilita anche la conclusione del contratto, che può avvenire semplicemente via e-mail. Un altro modo per ridurre il consumo di carta è semplicemente quello di ridurre le dimensioni dei caratteri o di stampare un foglio con più pagine del documento. Soprattutto, però, è necessario verificare ogni volta che si stampa se è davvero necessario. Spesso la stampa è un processo automatico che deriva dall'abitudine di stampare tutto e archiviarlo correttamente. Tuttavia, molti documenti, come le e-mail, sono facilmente accessibili anche online - o meglio ancora attraverso una funzione di ricerca per termini chiave specifici - e una versione stampata dei documenti non è necessaria. È possibile utilizzare software e cloud per archiviare i documenti in modo organizzato. Il vantaggio non è solo quello di liberarsi della documentazione cartacea, ma anche quello di rendere i dipendenti più flessibili e di poter accedere ai documenti da qualsiasi luogo. Allo stesso tempo, esistono anche software o programmi di editing che possono essere utilizzati per aggiungere note ai documenti - quindi l'argomento delle note tra le righe non è più valido.
